1．为加强公司档案工作的管理，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，特制订本制度。

2．本制度适用于技术档案的管理，以公司名义下发的文件，会议纪要等重要材料和底稿必须同正本一起存档。公司员工的个人档案，网站信息档案、评优评先档案、业绩档案等参照本制度执行。公司内部材料归档范围有：

(1)员工花名册、机构设置、干部任免、评聘考核、职称、各种奖惩材料、职工离退休、员工招聘、转正定级、劳动合同、培训、离职、抚恤、工资、组织、人事调动等人事材料。

(2)行政会议记录，各种上报和各种请示与报告的批复原件。(3)部门工作计划、总结、目标责任书、发展规划方案、规章制度、重大决策、重大问题专题汇报材料等。

(4)各种荣誉、证书、奖牌、证明材料。

(5)财务报表、财务分析、资金管理、价格管理、资金流通、财务凭证、帐册等财务材料。

3．公司技术档案根据业务性质划分为下列类型：

(1)招标代理类，包括各种招标合同、会议照片等相关资料。(2)工程造价咨询类，包括工程项目投资估算、概算、预算、结算和竣工决算:工程量清单、工程招标标底、投标报价:工程造价基础资料。

(3)工程项目管理类:项目质量控制管理技术资料:工程监理的项目管理资料。

(4)经济评估类，各专项审计工作材料。

(5)综合财务类，统计年报、综合性统计分析等统计材料。

4．公司技术档案应同时保留电子版本和纸质版本，纸质版和电子版本档案应建立电子台账，完善检索、查找方式，便于检索、查找。电子台账和电子版本档案应由综合部用硬盘进行备份。

5．公司在任何活动中形成的具有历史意义的、日后需查找利用的、具有重要价值的以各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种形式表现的所有重要材料都属归档范围，由综合部负责收集管理。其他部门协助。

6．公司的档案管理的原则上采用集中管理，综合部是公司档案主管部门，招标代理部、工程造价咨询部应安排兼职档案员管理尚未移交的档案。

7．兼职档案员对档案的移交按照下列规定执行:

(1)根据项目周期情况，对周期短，当年全部完成了的项目，在每一项目完成后一周内及时及时移交到综合部。

(2)对周期较长的项目，每年春节后上班的第一周，将上一年度所掌握的文件资料整理，移交档综合部。

8．公司档案室、档案柜应做到有“九防”，即有防高温、防潮湿、防光、防火、防盗、防雷、防虫、防鼠、防尘、防有害气体等措施。库内严禁吸烟、生火及存放食品，库房周围不准堆放易燃易爆物品。

9．档案管理人员要严格遵守保密公司保密制度，不泄密。在工作变动时，要严格履行交接答字手续。

10．档案在接收、移出、借阅和毁档案资料，要严格执行审批制度和履行登记、交接手续。

11．为保证档案制成材料符合质量要求，在拟稿、核稿和签发文件时，一律用钢笔或毛笔，用黑墨水或蓝黑墨水，严禁使用铅笔。圆珠笔、红墨水、纯兰墨水或复写纸书写。一般用十六开、A4公文纸，横排、横写，左侧装订，字迹清楚、整齐。

12．需存档的所有材料必须交原件存档案室，各部门可存复印件备查。凡外出开会或其它活动带回的文件材料，都应按文书处理制度及时归档，任何人不得据为已有。

13．借阅档案和退还档案，履行登记签字手续，档案资料必须当面清点。移交档案必须双方签字，并有分管领导和主管负责人监督进行。

14．本公司工作人员查阅其所属业务档案，应办理登记手续，方可查阅。跨业务性质的档案或重要机密档案，则须经有关领导批示后方可查阅。

15．外单位查同档案者必须持有该单位的介绍信，注明查阅的内容和用途，履行登记手统，经公司有关领导同意后，方可查阅。

16．档案一般不外借，确需借出利用，经有关领导同意后，办理借阅手续，方可借出，且必须按期如数归还，借阅档案者，如有特殊情况需复印，必须经有关领导批准，履行看记手续后，方可复印。

17．凡查阅、借阅者必须爱护档案，不准撕毁、拆卷、拆线、打圈、涂改、前页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损，违者按《档案法》追究责任。